Mendapatkan hal yang lebih baik dengan proses tender yang kompetitif
Mendapatkan solusi terbaik.
Semua terlalu sering, organisasi memiliki masalah dengan pemasok mereka. Sub-standar barang, deliverables terlambat, harga meningkat, dan rantai pasokan terganggu semua dapat memiliki dampak negatif yang jelas terhadap keberhasilan organisasi Anda.
Jadi bagaimana Anda bisa membantu perusahaan Anda mengatasi masalah ini? Bagaimana Anda bisa mendapatkan produk terbaik untuk harga serendah mungkin? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa kebutuhan bisnis Anda akan dipenuhi secara tepat waktu dan meyakinkan?
Bagian dari solusi terletak dalam memulai hubungan dengan pemasok Anda dengan proses penawaran yang kompetitif, dengan mengeluarkan Permintaan disusun dengan baik untuk Proposal / Request for Proposal (RFP) ke pasar. Ini proses penawaran yang kompetitif mencari tanda kutip terbaik untuk produk yang dibutuhkan / jasa dari vendor, diukur dengan menggunakan seperangkat standar.
RFP, juga disebut sebagai Undangan untuk Tender / Invitation to Tender (ITT) atau Permintaan Informasi / Request for Information (RFI), bentuk dasar dari proses penawaran.
Sebuah dokumen, formal tertulis, garis RFP informasi tentang organisasi, dan rincian produk dan layanan harus bersumber dari vendor eksternal. Ini meletakkan persyaratan khusus bahwa vendor perlu diingat ketika menanggapi tawaran, dan menguraikan bagaimana perusahaan akan meninjau dan penghargaan proposal yang diterima.
Meskipun menciptakan RFP dapat panjang, berlarut-larut proses, sangat layak usaha untuk besar satu kali pembelian, dan untuk kontrak pasokan yang sedang berlangsung. Dalam kasus ini, menghasilkan banyak manfaat:
Sebuah dokumen, formal tertulis, garis RFP informasi tentang organisasi, dan rincian produk dan layanan harus bersumber dari vendor eksternal. Ini meletakkan persyaratan khusus bahwa vendor perlu diingat ketika menanggapi tawaran, dan menguraikan bagaimana perusahaan akan meninjau dan penghargaan proposal yang diterima.
Meskipun menciptakan RFP dapat panjang, berlarut-larut proses, sangat layak usaha untuk besar satu kali pembelian, dan untuk kontrak pasokan yang sedang berlangsung. Dalam kasus ini, menghasilkan banyak manfaat:
Sebuah Request for Proposal (RFP), adalah
dokumen utama yang dikirimkan kepada pemasok yang mengundang mereka untuk
mengajukan proposal untuk menyediakan barang atau jasa. Secara internal, RFP
juga dapat disebut sebagai proyek sumber, dokumen, atau peristiwa terkait
(penawaran kompetitif). Berbeda Permintaan Informasi (RFI) atau Request for
Quotation (RFQ), RFP dirancang untuk mendapatkan pemasok untuk memberikan
solusi kreatif untuk masalah bisnis atau masalah. RFP harus digunakan dengan
hati-hati karena mereka dapat mengambil banyak waktu untuk kedua organisasi dan
pemasoknya. Namun, untuk proyek yang lebih kompleks, RFP mungkin cara yang
paling efektif untuk sumber barang atau jasa yang dibutuhkan.
Kapan Gunakan RFP
Pembelian personil tidak harus menggunakan RFP
ketika mereka hanya meminta informasi dari pemasok, ingin hanya menetapkan
harga informasi, atau hanya ingin terlibat dalam skenario penawaran yang
kompetitif. RFP tidak memanfaatkan penawaran kompetitif (ini adalah cara yang
efektif untuk sumber), tapi RFP tidak boleh digunakan jika biaya adalah
kriteria evaluasi tunggal atau utama. RFP harus digunakan ketika sebuah proyek
cukup rumit sehingga menjamin proposal dari pemasok. RFP membantu ketika
kreativitas pemasok dan pendekatan inovatif untuk masalah diperlukan. Penting
untuk diingat bahwa proses RFP dapat mengambil sejumlah besar waktu untuk
menyelesaikan dan dapat mengakibatkan penundaan awal proyek. Oleh karena itu,
hanya masuk akal untuk menggunakan ini ketika manfaat dari mendapatkan proposal
pemasok lebih besar dari waktu tambahan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan RFP
dan untuk mengelola proses RFP.
Manfaat
Salah satu manfaat utama yang dapat timbul jika proses RFP ditangani dengan baik adalah bahwa organisasi akan memiliki pegangan yang baik tentang potensi risiko proyek untuk proyek yang kompleks. Organisasi ini juga akan memahami calon manfaat yang dapat menyadari selama proyek. Menggunakan RFP juga mendorong pemasok untuk mengajukan proposal terorganisir yang dapat dievaluasi dengan menggunakan metodologi terukur. Selain itu, RFP memungkinkan pemasok tahu bahwa situasi akan menjadi kompetitif. Skenario penawaran yang kompetitif seringkali merupakan metode terbaik yang tersedia untuk mendapatkan harga terbaik dan, jika dilakukan dengan benar, nilai terbaik. RFP juga memberikan personil pembelian dan stakeholder proyek kemampuan untuk memvisualisasikan bagaimana proyek akan pergi dan pendekatan bahwa pemasok akan digunakan untuk menyelesaikannya.Kerugian
Ada beberapa kelemahan menggunakan RFP. Pertama, mereka bisa sangat memakan waktu untuk pembelian personil. Kedua, mereka bisa sangat memakan waktu untuk pemasok.
Beberapa pemasok akan melihat RFP dan akan memilih untuk tidak
berpartisipasi karena akan membawa mereka terlalu lama untuk merespon. Pemasok
ini juga dapat menjadi putus asa dan merasa bahwa kesempatan rendah menang
menghalangi mereka dari investasi waktu yang dibutuhkan untuk membuat proposal.
Ketiga, sering bisa sangat sulit untuk secara akurat meringkas persyaratan
untuk proyek tersebut. Hal ini dapat menyebabkan tanggapan pemasok miskin atau
harga yang buruk karena pemasok tidak benar-benar tahu apa organisasi sedang
mencari untuk membeli. Akhirnya, dapat lebih sulit untuk secara akurat mencetak
atau menilai tanggapan pemasok ke RFP karena mereka bisa panjang, rinci, atau
memerlukan pengetahuan khusus untuk mengevaluasi.
Elemen Kunci
Sebuah Permintaan dirancang dengan baik untuk
Proposal harus mengandung beberapa elemen penting. Kebanyakan elemen yang umum
untuk RFP, tetapi dapat bervariasi di industri dan antara sektor publik dan
swasta. Ini termasuk gambaran tentang masalah bisnis, deskripsi produk atau
jasa yang dibutuhkan, persyaratan bisnis yang terperinci, informasi lainnya, format
proposal, tanggal jatuh tempo, kriteria seleksi, garis waktu, pertanyaan,
bagaimana menanggapi dan titik kontak. Beberapa RFP akan berisi informasi
tentang pelarian biaya, saran pendekatan, atau dokumen lain yang mungkin
diperlukan.
Unsur-unsur RFP diuraikan dalam bagian di bawah ini.
Gambaran Umum
Isu Bisnis
Harus ada penjelasan singkat tentang masalah
bisnis atau masalah yang mendorong pembelian tertentu. Hal ini harus dinyatakan
dalam satu atau dua paragraf dan harus memberikan pemasok ringkasan dari proyek
sumber dan mengapa hal itu dimulai.
Deskripsi Produk atau Jasa
The Request for Proposal harus berisi deskripsi
singkat namun meyakinkan dari produk atau jasa yang dibutuhkan. Dalam
kebanyakan RFP, barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan yang kompleks dan
mungkin sulit untuk menjelaskan secara rinci. Namun demikian, penjelasan yang
baik dari barang-barang atau jasa akan sangat membantu pemasok dalam
mengembangkan proposal yang sangat baik dan sangat bertarget.
Kebutuhan Bisnis Detil
Selain deskripsi produk atau jasa, dengan
sebagian RFP ada persyaratan bisnis yang terperinci yang perlu diuraikan secara
jelas dalam dokumen. Ini dapat termasuk persyaratan dukungan, pedoman
pengiriman, spesifikasi desain, metrik kualitas, dll Tujuan dari bagian
persyaratan bisnis adalah untuk memberikan rincian pemasok apa yang dibutuhkan
oleh perusahaan untuk pembelian ini sehingga pemasok dapat datang dengan
proposal yang memenuhi persyaratan ini. Sering kali, bagian persyaratan
mengambil porsi yang baik dari RFP. Jika persyaratan tidak secara akurat
mencerminkan kebutuhan perusahaan, pemasok tidak akan menyajikan proposal yang
membahas isu-isu kunci. Itu selalu penting untuk bekerja sama dengan
orang-orang yang menggunakan produk atau jasa untuk proyek sumber untuk
memastikan bahwa persyaratan yang akurat.
Informasi Lainnya Dibutuhkan untuk Proposal
Kadang-kadang ada informasi tambahan bahwa
pemasok akan perlu untuk merumuskan proposal. Informasi ini biasanya informasi
tentang operasi internal organisasi bahwa penulis usulan perlu. Informasi ini
dapat mencakup penggunaan metrik, proyeksi permintaan, informasi kinerja saat
ini, hasil survei internal dll Kunci untuk bagian ini bukan untuk memberikan
pemasok dengan informasi terlalu sedikit atau terlalu banyak. Sebaliknya, itu
adalah untuk menyediakan mereka hanya dengan informasi yang mereka butuhkan.
Saran Pendekatan
Untuk RFP di mana personil pembelian tahu apa
yang mereka butuhkan, mungkin masuk akal untuk menyarankan suatu pendekatan
untuk pemasok. Banyak perusahaan tidak akan memiliki bagian ini karena mereka
mencari cara-cara kreatif untuk mendekati masalah dan tidak ingin memaksa
pemasok ke dalam cetakan.
Metrik Kinerja
Jika berlaku, menjelaskan beberapa metrik
kinerja yang akan digunakan untuk mengukur kinerja pemasok kontrak di masa
depan. Ini akan membantu pemasok mendapatkan ide quantitatif tentang apa yang
akan merupakan kinerja yang sangat baik.
Format Proposal
Setiap RFP perlu menentukan format dan panjang
proposal pemasok. Sebuah format yang sangat terstruktur untuk proposal
memudahkan untuk membandingkan tanggapan dari pemasok. Ini juga akan mendorong
kejelasan dan memberikan fokus dalam proposal pemasok. Beberapa RFP terbaik
menempatkan kebutuhan bisnis mereka dalam poin demi poin Format dan mendorong
pemasok untuk merespon pada setiap poin. RFP harus menyatakan panjang maksimum
proposal. Memiliki panjang maksimum akan membantu untuk mengurangi waktu yang
dibutuhkan untuk meninjau proposal dan juga akan memastikan bahwa pemasok
menyimpan informasi yang tidak perlu untuk minimum.
Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo untuk proposal pemasok harus
dinyatakan dengan jelas dekat awal RFP dan di tempat-tempat lain yang relevan.
Hal ini memastikan bahwa pemasok tahu kapan itu adalah karena.
Kriteria Seleksi
Ini adalah bagian penting dan berisi informasi
penting bagi pemasok. Ini harus jelas menyatakan daerah dan metrik yang
proposal pemasok akan dievaluasi. Jika memungkinkan, RFP harus mengungkapkan
bobot yang bagian tertentu atau topik akan diberikan sebagai bagian dari nilai
usulan keseluruhan. Pembobotan ini sering digambarkan sebagai persentase atau
dalam hal poin dari kemungkinan total skor. Bagian ini lebih dari yang lain,
membantu pemasok fokus respon mereka pada kriteria yang proposal mereka akan
dinilai.
Pertanyaan
Pemasok dapat meminta klarifikasi atau mengajukan pertanyaan tentang bahkan RFP ditulis paling baik. Setiap RFP harus secara jelas menentukan mekanisme yang pemasok dapat mengajukan pertanyaan. RFP yang paling baik akan menetapkan periode waktu dimana pertanyaan pemasok dapat disampaikan. Periode waktu ini tidak boleh terlalu dekat dengan batas waktu untuk pengajuan usulan. Titik kontak untuk RFP maka akan mendapatkan jawaban dan memberikan tanggapan secara tertulis kepada pemasok. Hal ini umumnya membantu untuk menampilkan pertanyaan dan jawaban sehingga semua pemasok dapat melihat mereka dan membuat mereka menjadi bagian dari RFP sebagai amandemen. Hal ini dapat membawa kejelasan tambahan dengan persyaratan dan menyediakan dokumentasi untuk proyek tersebut.Timeline
Garis waktu harus menampilkan RFP tanggal pembuatan, RFP tanggal kirim, jangka waktu untuk pertanyaan, tanggal jatuh tempo untuk proposal, periode seleksi, dan diproyeksikan tanggal penghargaan. Ini semua harus dikomunikasikan sejelas mungkin.Point of Contact
Titik kontak adalah orang yang menangani
interaksi dengan pemasok. Ini berarti bahwa semua pertanyaan pemasok dan
komentar tentang RFP akan diarahkan ke orang ini. Beberapa perusahaan juga
mencakup cadangan titik kontak dalam kasus kontak utama adalah keluar dari
kantor atau tidak tersedia.
Breakdown Biaya
Bagian ini adalah opsional dan termasuk dalam
hanya beberapa proposal. Untuk memungkinkan perbandingan biaya, beberapa RFP
akan mengharuskan pemasok menyerahkan rincian biaya untuk memastikan
perbandingan. Itu selalu ide yang baik untuk menentukan format harga di bagian
ini untuk membuat harga yakin bisa secara akurat dibandingkan.
Dokumen Lainnya
Beberapa RFP memiliki dokumen lain yang perlu
diisi sebagai bagian dari proses RFP. Hal ini bisa sertifikasi keragaman,
perjanjian syarat dan kondisi tertentu, atau bentuk-bentuk khusus perusahaan
lain. Ini juga harus disertakan dengan RFP jika mereka adalah bagian dari
prosedur standar perusahaan.
Cara Menanggapi
Ini akan mencakup petunjuk khusus tentang cara
untuk menanggapi ajakan RFP. Hal ini dapat mencakup informasi tentang alamat di
mana untuk mengirim proposal. Ini harus menyertakan format pengajuan (hard
copy, elektronik, dll). Hal ini juga harus menentukan persyaratan pengajuan
tambahan dan dapat menekankan tenggat waktu.